先写出真实的查找问题
“医学资料”过于宽泛，“三年级病理课程第二单元的教师讲义”才是可执行条件。分类应从将来如何查找出发。
如果常按课程与周次查找，就让课程成为上层；如果主要按研究主题查找，主题应更靠前。没有一种目录适合所有任务。
学科、任务、版本和权限不要混在一层
学科说明内容属于哪里，任务说明用来做什么，版本说明何时形成，权限说明谁可以看到。把四者塞进同一串文件夹会产生大量近似路径。
选择一到两个稳定维度做目录，其余写进文件名或元数据。目录过深会增加移动成本，也容易留下重复副本。
受控词表适合统一概念，不替代本地语境
医学主题词能够帮助处理同义词和上下位关系，但课程名称、教师任务和本地缩写仍需要单独记录。
团队应建立小型词表，优先解决经常混用的名称。一次建立庞大分类，维护成本往往高于收益。
版本命名要能自然排序
日期采用年—月—日，状态使用草稿、审核或发布等有限词汇。不要用“最终版”“最终最终版”承担版本信息。
修改后若改变了结论或数据，应保留前一版并记录差异；只改排版时可以在记录中说明，不必制造新的内容版本。
用三次检索测试目录
请一位没有参与整理的人查找指定文件，观察他首先使用什么条件、在哪一层犹豫、是否打开错误版本。
如果三个常见任务都需要跨越很多层或依靠记忆，目录应调整。分类的质量由再次找到的成本衡量，而不是文件夹数量。
公开目录也不等于内容可自由转载。权限与许可仍需在来源层单独核对。
目录入口不宜过多
同一份资料同时出现在多个课程文件夹，会让修改后的版本彼此分离。更稳妥的方式是保留一个主文件，再通过索引或快捷方式从不同任务找到它。
入口数量增加时，应写明哪个位置负责编辑、哪些位置只负责引用。团队成员若在副本上继续修改，目录很快失去版本含义。
归档与工作目录需要分开
工作目录保存当前任务，归档目录保存已经结束且需要留存的版本。两者混在一起，搜索结果会不断出现旧文件。
项目结束时统一检查文件名、许可、个人信息和重复副本，再移动到归档。归档以后如需修改，应建立新工作版本，不直接覆盖留存记录。
课程交接要附上一页说明
只交付文件夹结构，新接手者仍然不知道课程简称、版本状态和哪些资料可以公开。简短说明应包含目录逻辑、常用词、主版本位置和权限边界。
交接时让接手者完成一次真实查找。能够独立找到指定讲义并说明版本，才证明分类方式可以被他人理解。
删除前先处理引用关系
文件被文章、课程页面或同事笔记引用时，直接删除会留下失效入口。归档前先查找引用，再决定保留、替换或增加说明。
重复文件可以清理，但应先确认内容哈希、版本和权限，而不是只根据相同文件名判断。
删除完成后再次从课程目录和共享索引打开相关入口，确认没有把仍在使用的主版本一起移走。